5 octobre 2022
rgpd formulaire de consentement

Adapter vos formulaires pour les rendre conformes au RGPD

Le RGPD impose aux organisations de disposer d’une base légale pour le traitement des données. L’une de ces bases est le consentement en vertu du règlement RGPD, assorti d’une obligation d’explicitation et de libre consentement. Le mécanisme d’obtention du consentement doit par conséquent être sans ambiguïté et impliquer une action affirmative claire. Certes, vous ne devriez pas le demander en cas de réalisation d’un service essentiel ou de traitement de données personnelles en vertu de la loi. Par contre, vous devriez demander le consentement pour un service facultatif, comme l’envoi de courriels de marketing et de bulletins d’information.

 

Rédiger un rgpd formulaire de consentement

 

Le RGPD stipule l’obligation pour les organisations de traiter les données personnelles uniquement en cas de collecte dans un objectif précis et d’utilisation uniquement dans ce but. Une fois les informations devenues inutiles, elles doivent les effacer. Vous pouvez consulter cet article informatif pour plus d’infos sur le rgpd formulaire de consentement.

Avantages d’un consentement correct

 

Baser votre traitement des données personnelles sur le consentement conforme au RGPD signifie donner aux individus un véritable choix. Vous aurez un contrôle permanent sur la façon de traiter leurs données. Ainsi, vous garantirez la transparence et la responsabilité de votre organisation. Le fait d’y parvenir doit être considéré comme essentiel à un bon service à la clientèle. Cela peut contribuer à renforcer la confiance. Cette démarche peut améliorer votre réputation, augmenter les niveaux d’engagement et encourager l’utilisation de nouveaux services et produits. Il s’agit d’une manière de vous démarquer de la concurrence.

 

Clarifier les conditions générales

Lors d’une demande d’informations, vous devez fournir des indications claires et simples pour consulter vos conditions générales. Dans le cas d’un formulaire en ligne, vous devriez envisager de créer un lien en haut du formulaire de demande ; les formulaires physiques devraient être accompagnés des conditions générales. Dans les deux cas, la documentation relative au consentement doit être séparée de vos autres déclarations contractuelles. Vous devez rédiger vos conditions de consentement en langage clair, en évitant les termes vagues.

 

Utiliser un mécanisme de double opt-in

Un mécanisme de double opt-in garantit l’absence de consentement accidentel de la part des personnes concernées. La première étape consiste en un formulaire de consentement ordinaire. Une fois le formulaire rempli, la personne reçoit un courriel contenant un lien attaché lui permettant de vérifier son consentement.

 

Conseils pour optimiser une demande de consentement

 

Offrir des options de consentement distinctes et granulaires

Vos formulaires doivent permettre aux clients de consentir à des opérations de traitement indépendantes. En créant un aperçu de chaque activité nécessaire, vous aidez les utilisateurs à avoir un contrôle total de leurs consentements et autorisations.

 

Conserver une preuve du consentement

Le RGPD ne se contente pas de fixer des règles sur la manière de recueillir le consentement. Il exige également que les entreprises conservent une trace de ces consentements. Cela signifie que vous devez être en mesure de fournir la preuve de :

  • la date et la manière que vous avez utilisées pour obtenir le consentement ;
  • des informations fournies aux utilisateurs à ce moment-là.

 

Faciliter le retrait du consentement

Les utilisateurs ont le droit de retirer leur consentement à tout moment. Vous devez leur indiquer clairement le lieu et la façon de le faire sans préjudice. Par conséquent, le consentement ne doit pas nécessairement être une condition préalable à un service. Il est recommandé d’inclure une option de refus de recevoir des e-mails dans le pied de page de chaque e-mail promotionnel que vous envoyez. Idéalement, les utilisateurs devraient également avoir la possibilité de gérer leurs préférences en matière d’e-mails depuis leur compte. Un rappel de permission est un court paragraphe dans un e-mail (généralement dans le pied de page) destiné à aider les destinataires à se rappeler du mode d’obtention de leur adresse électronique. Il peut contribuer à réduire les plaintes pour spam et les demandes de désabonnement.

 

Les informations à inclure dans une demande de consentement

 

Le consentement doit être spécifique et éclairé. Vous devez au minimum inclure :

  • le nom de votre organisation et le nom de tout autre responsable du traitement se fondant sur le consentement ;
  • la raison de la collecte des données : les objectifs du traitement ;
  • les activités prévues avec les données : les activités de traitement ;
  • la possibilité pour les personnes de retirer leur consentement à tout moment. Une bonne pratique consiste à leur indiquer comment retirer leur consentement.

Ceci est distinct des exigences de transparence du droit d’être informé.

 

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