par On peut soutenir que les états financiers mensuels sont l’outil stratégique le plus important pour une organisation. Des relevés précis et opportuns fournissent des données clés pour soutenir le contrôle fiscal et la prise de décision, éviter les erreurs coûteuses et vous préparer à l’heure des impôts. Mais les états financiers n’ont de valeur que lorsqu’ils sont préparés avec précision en utilisant une base comptable solide telle que les principes comptables généralement reconnus (PCGR) et sont produits dans un délai raisonnable après la fin du mois.
Enregistrer les transactions financières opérationnelles quotidiennes
Étant donné que l’objectif est de créer des états financiers précis et en temps opportun, toutes les procédures pouvant être intégrées aux opérations quotidiennes faciliteront un processus de clôture mensuelle plus rapide. Idéalement, l’activité devrait être enregistrée lorsqu’elle se produit, plutôt que d’attendre la fin du mois. Bien que cela puisse sembler simple, il s’agit d’un domaine qui peut causer une douleur excessive à la fin du mois.
En outre, les ministères dont les activités ont une incidence sur les dossiers financiers devraient être enrôlés pour mener à bien les activités de manière continue. Ils doivent s’assurer que le service comptable reçoit des documents sources complets et exacts pour enregistrer les informations dans le système comptable.
Rapprocher les modules du système comptable et les livres auxiliaires
Les systèmes comptables ont souvent des modules intégrés tels que les dettes, les ventes ou les investissements pour gérer une fonction spécifique de l’entreprise. Une partie du processus de clôture consiste à rapprocher le grand livre auxiliaire avec le grand livre général.
Certaines organisations peuvent avoir un logiciel autonome qui doit être rapproché du grand livre. Par exemple, une organisation à but non lucratif peut avoir des sources de revenus provenant de programmes, de la vente au détail et de la philanthropie. Le système comptable pourra intégrer les programmes et la philanthropie, mais le commerce de détail pourra disposer d’un système autonome pour le point de vente et le contrôle des stocks. Il devient donc important de créer un processus quotidien qui fonctionne entre la vente au détail et la comptabilité pour saisir, rapprocher et enregistrer les écritures de journal récapitulatives du système de vente au détail au grand livre général.
Enregistrer les écritures de journal mensuelles
La présentation d’une représentation complète et précise de l’organisation nécessite généralement des écritures de journal mensuelles pour les charges à payer, l’amortissement, la dépréciation et d’autres activités. Dans la plupart des cas, les systèmes comptables sont capables d’automatiser les écritures de journal récurrentes.
Rapprocher les comptes de bilan
Rapprochez d’abord les comptes de caisse. C’est l’un des moyens les plus simples de localiser les entrées manquantes ou incorrectes, car les espèces font partie de la plupart des transactions. Les organisations avec de nombreuses transactions mensuelles bénéficieront également d’un rapprochement quotidien ou hebdomadaire des espèces. Cela vous aidera à savoir combien d’argent est disponible à tout moment.
Une fois que vous avez rapproché les comptes de trésorerie et effectué les ajustements nécessaires, vous êtes prêt à rapprocher les comptes de bilan restants.
Examiner les comptes de revenus et de dépenses
Enfin, examinez les comptes de revenus et de dépenses pour confirmer qu’ils sont exacts. Les revenus sont souvent liés à un grand livre auxiliaire et ont donc été rapprochés. Vérifiez les dépenses pour voir si elles ont été enregistrées dans les bons comptes et dans la bonne période, et si les charges à payer et les paiements anticipés sont reflétés avec précision.
Que vous utilisiez un logiciel automatisé ou que vous travailliez dans Excel, un relevé mensuel approprié et opportun donne à la direction un aperçu de la santé financière de l’organisation et permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées et opportunes. Le comptable Forest peut vous aider à trier les systèmes logiciels de comptabilité et examiner votre flux de travail pour vous aider à produire un état qui peut être utilisé pour obtenir une image complète de la situation financière de votre organisation.
